So arbeiten wir
Klare Schritte.
Keine Überraschungen.
Kleine Unternehmen bekommen einen KI-Mitarbeiter, live in 2–3 Wochen. Größere starten mit einem Audit. Für beide gelten dieselben Regeln.
Ihr Weg
Vom ersten Gespräch bis es läuft.
Kleine Unternehmen
KI-Mitarbeiter: fester Umfang, live in 2–3 Wochen, Monatsgebühr ab Tag eins.
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30 Minuten
Wir sprechenKostenlos
Sie erzählen, was Ihr Team Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, was sich zu automatisieren lohnt, was es kostet und was besser bleibt, wie es ist.
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Woche 1
Wir richten ihn einAb €2,900 Einrichtung
Ihre Preisliste, Regeln, Texte und Werkzeuge. Sie beantworten unsere Fragen, wir machen die Arbeit.
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Woche 2–3
Sie testen ihnInklusive
Mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb. Live geht er erst, wenn Sie zufrieden sind.
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Ab dann
Er arbeitet, wir kümmern unsAb €390 im Monat
Alles, was Geld oder Kunden betrifft, wartet auf Ihr OK. Wir überwachen ihn, passen an und berichten jeden Monat.
Mittelstand
Projekte mit Ihrem Team: zuerst ein Audit, dann ein Sprint pro Automation, und Betreuung, wenn Sie möchten.
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30 Minuten
Wir sprechenKostenlos
Sie erzählen, was Ihr Team Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, was sich zu automatisieren lohnt, was es kostet und was besser bleibt, wie es ist.
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2 Wochen
Audit€1.900
Wir erfassen einen Ablauf mit Ihrem Team, bewerten, was sich lohnt, prüfen den Datenschutz und geben Ihnen Festpreisangebote für die drei besten Ideen.
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3 Wochen
Automations-Sprint€4.900
Eine Automatisierung, live in Ihrem Unternehmen, kein Prototyp. Mit Freigaben bei Geld und Kunden, einem Protokoll jedes Durchlaufs, Anleitung und Schulung.
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pro Monat · 3 Monate Mindestlaufzeit
Betreuung€800–1.500
Wir überwachen Ihre Automatisierungen, beheben Probleme in vereinbarten Zeiten, setzen jeden Monat eine feste Zahl an Änderungen um und berichten vierteljährlich.
Enterprise
Systeme für Ihr Unternehmen, geplant auf Basis eines Audits.
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30 Minuten
Wir sprechenKostenlos
Sie erzählen, was Ihr Team Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, was sich zu automatisieren lohnt, was es kostet und was besser bleibt, wie es ist.
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2 Wochen
Audit€1.900
Wir erfassen einen Ablauf mit Ihrem Team, bewerten, was sich lohnt, prüfen den Datenschutz und geben Ihnen Festpreisangebote für die drei besten Ideen.
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geplant aus dem Audit, ohne Obergrenze
Custom Buildab 15.000 €
Individuelle Apps, Dashboards und Verbindungen über Ihre Systeme hinweg: getestet, dokumentiert, mit Schulung. Preis aus dem Audit.
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im Monat
Retainer2.000–10.000 €
Ein festes Monatsbudget für neue Lösungen, Änderungen und Betreuung im ganzen Unternehmen.
Es wird keine Umsatzsteuer berechnet: Mosaik Automations ist Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Die Mosaik-Methode
Erst die Arbeit verstehen.
Dann automatisieren.
Für Projekte mit Ihrem Team: sechs Stufen von Map bis Operate, eine Folge von Entscheidungen statt sechs Leistungen zum Kaufen. Unsere KI-Mitarbeiter haben die ersten Stufen schon hinter sich, ihre Einrichtung beginnt bei Connect.
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01 · Map
Arbeit verstehen
Wir setzen uns mit den Menschen zusammen, die die Arbeit machen, und nehmen einen Ablauf von Anfang bis Ende auf: wo Anfragen ankommen, was abgeschrieben wird, welche Entscheidung wartet und wo Ausnahmen Nacharbeit verursachen. Sie erhalten ein gemeinsames Bild von Ablauf, Systemen, Verantwortung und offenen Fragen.
Kandidatenregister · Vertrieb und VerwaltungIllustratives BeispielAufgabe Stunden / Monat Eignung Angebotsanfragen erneut ins CRM tippen 22 Hoch Rechnungen in DATEV abtippen 16 Hoch Freigaben per E-Mail hinterherlaufen 14 Mittel Monatsbericht zusammenstellen 9 Mittel Interne Antworten suchen 4 Niedrig 65 Stunden im Monat für fünf Aufgaben · Verantwortung für den Bericht: unbekannt -
02 · Improve
Ablauf vereinfachen
Bevor etwas automatisiert wird, entfernen wir Schritte, die es nicht geben sollte, klären, welches System verbindlich ist, und legen fest, wer was freigibt. Sie nehmen den Soll-Ablauf ab, bevor wir bauen.
Soll-Ablauf · AngebotsanfragenIllustratives BeispielAnfrage kommt per E-MailAuslöser · gemeinsames PostfachAngaben gelesen und geprüftKI-Schritt · fehlende Angaben gehen an den Absender zurückKunde im CRM zugeordnetFührendes System · bleibt, wie es istStandardangebotVertrieb prüft den EntwurfAngebot über €5.000Vertriebsleitung gibt freiAngebot gesendet und protokolliertE-Mail · CRM -
03 · Connect
Systeme verbinden
Wir verbinden die Systeme, die bleiben, mit geprüften Feldern, begrenzten Wiederholungen, Alarmen und klaren Zugriffsregeln. Informationen werden einmal übertragen, und Sie können nachvollziehen, wohin.
Verbindung · Postfach → CRMIllustratives Beispiel- Felder
- 7 zugeordnet, 3 Pflichtfelder
- Prüfung
- Fehlende Angaben gehen an den Absender zurück
- Wiederholung
- 3 Versuche, dann ein Alarm an den Vertrieb
- Zugriff
- Liest ein Postfach, schreibt nur CRM-Leads
- Protokoll
- Jeder Lauf mit Eingabe und Ergebnis gespeichert
Das CRM bleibt die verbindliche Quelle für Kundendaten -
04 · Build
Gezielt ergänzen
Wo Ihre vorhandenen Werkzeuge nicht reichen, bauen wir das fehlende Teil: ein internes Werkzeug oder einen KI-gestützten Schritt. Mit Tests, Dokumentation und festgelegtem Verhalten für den Fehlerfall.
Testlauf 314 von 14 bestanden- Anfrage auf Englisch mit AnhangAngaben aus beidem gelesen
- Bestandskunde, FolgeauftragMit dem Kundendatensatz verknüpft
- Menge fehltMit einer Rückfrage an den Absender zurück
- Anfrage ist unklarAn einen Menschen übergeben
- Newsletter oder SpamIgnoriert und protokolliert
+ 9 weitere Fälle aus echten früheren Anfragen · Illustratives Beispiel -
05 · Measure
Wirkung prüfen
Nach dem Start vergleichen wir mit dem Ausgangszustand: Bearbeitungszeit, Fehler und Qualität statt Bauchgefühl. Dann entscheiden wir gemeinsam, ob angepasst, ausgerollt oder gestoppt wird.
Pilot-Auswertung · AngebotsanfragenIllustratives BeispielBearbeitungszeit4,2 Min.vorher 14 Min.Erfassungsfehler1vorher 9 im MonatEntscheidungAusrollenauf ein zweites Team14,0Ausgang6,5Woche 14,8Woche 24,2Woche 3 -
06 · Operate
Verlässlich betreiben
Jedes System bekommt eine benannte Verantwortung, Überwachung, einen klaren Störungsweg und einen vereinbarten Umgang mit Änderungen. Ein regelmäßiger Bericht zeigt Läufe, Übergaben an Ihr Team und Fehler.
Betrieb · AngebotsanfragenIllustratives BeispielLäufe diesen Monat1.284An Menschen übergeben37Abgefangene Fehler3- CRM antwortete nicht · 09:14Nach 2 Minuten erneut versucht, erfolgreich
- Anhang nicht lesbar · 11:02Zur manuellen Prüfung an den Vertrieb
- Preisliste aktualisiert · Di.Änderung geprüft und freigegeben
Verantwortlich: Vertriebsleitung · nächste Prüfung im Dezember
Leitplanken
Sorgfältig mit Ihren Daten.
Sorgfältig mit Ihren Kunden.
Eine Automatisierung, die Sie vor einem Kunden blamiert, kostet mehr, als sie spart. Jedes System, das wir liefern, hat Grenzen, die Ihr Team sieht, und eine Person, die dafür verantwortlich ist.
So gehen wir mit Daten um-
Freigaben sind eingebaut
Alles, was Geld oder Kunden berührt, wartet auf eine benannte Person. Die Freigabe ist Teil des Entwurfs, keine Fußnote.
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Ihre Systeme bleiben
Ein funktionierendes führendes System bleibt die verbindliche Quelle. Wir verbinden brauchbare Software, statt sie pauschal zu ersetzen.
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Jeder Lauf wird protokolliert
Fehlerbehandlung, begrenzte Wiederholungen und ein Protokoll jedes Laufs, damit Sie sehen, was passiert ist und warum.
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Dokumentiert und Ihres
Dokumentation, Betriebsanleitung und Schulung bei der Übergabe. Ihre Konten, Ihr Wissen und Ihr Ausstiegsweg bleiben bei Ihnen.
Wobei wir helfen
Wo Arbeit hängen bleibt.
Und wo wir anfangen würden.
Fünf Situationen, die wir immer wieder sehen. Jede beginnt mit einer Frage zu Ihrem Ablauf, nicht mit einem Werkzeug.
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Eine Anfrage. Mehrere Postfächer.
Niemand sieht zuverlässig, wer übernimmt und welche Angabe noch fehlt.
Wo wir anfangen würden: Eingang, Zuständigkeit und fehlende Angaben in einem klaren Ablauf zusammenführen, dann eine strukturierte Übergabe ins bestehende System prüfen.
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Ein Wert wird dreimal eingetragen.
Dokument, Tabelle und Fachsystem enthalten unterschiedliche Stände. Der Abgleich kommt zu spät.
Wo wir anfangen würden: eine verbindliche Quelle und gemeinsame Feldregeln festlegen. Eine kontrollierte Übertragung kann die doppelte Eingabe ersetzen, sofern Zugriff und Datenqualität reichen.
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Der nächste Schritt wartet auf ein Ja.
Eine Freigabe hängt in einer Nachricht. Vertretung, Kriterien und Status sind unklar.
Wo wir anfangen würden: klären, wer was bis zu welcher Grenze freigibt und wer vertritt. Ein gemeinsamer Prüfbereich kann jede Entscheidung mit Begründung festhalten.
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Der Bericht beginnt jeden Monat von vorn.
Mehrere Exporte werden von Hand zusammengeführt. Später kann niemand erklären, woher eine Zahl stammt.
Wo wir anfangen würden: zuerst Kennzahlen und Quellen verbindlich festlegen. Ein nachvollziehbarer Datenweg kann den Bericht wiederholbar machen, und Lücken bleiben sichtbar.
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Die Antwort gibt es. Aber wo?
Internes Wissen ist verteilt, und Aktualität und Zugriffsrechte unterscheiden sich.
Wo wir anfangen würden: Quellen, Gültigkeit und Rechte ordnen. Dann eine Suche oder Assistenz mit Quellenangaben testen. Manchmal genügt schon eine bessere Ablage.
Genug gesehen?
In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch finden wir Ihre erste Automatisierung.