Einrichtung
€3,900
einmalig
Was enthalten ist
Preisliste und Vorlagen, Anbindung an Lexware Office, WhatsApp für Sie, Mahnstufen und Texte, Test und Übergabe.
KI-Büro
Ihr Büro per Sprachnachricht.
Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, alles per WhatsApp und mit einem Fingertipp freigegeben. Ihr Büro läuft, während Sie auf der Baustelle sind.
KI-Bürohat nie Feierabend
Illustratives Beispiel
0:09
Sprachnachricht: „Weber, Bad, 12 qm Fliesen, 3 Tage.“
17:42Das Angebot für Weber ist fertig:
Angebot A-118Weber · Bad
| Fliesen verlegen12 m² × €65 | €780 |
|---|---|
| Arbeitszeit3 Tage × €450 | €1,350 |
| Anfahrtpauschal | €70 |
| Duschwand, montiert | |
| Netto | €2,200 |
| MwSt. 19 % | €418 |
| Gesamt | €2,618 |
Preise aus Ihrer Preisliste
An Herrn Weber gesendet und in Lexware Office abgelegt.
Verworfen. Es wurde nichts verschickt.
Was soll sich ändern? Sagen Sie es einfach.
Sprachnachricht: „Doch 14 qm.“
Sprachnachricht: „Plus Duschwand.“
Sprachnachricht: „640 Euro, mit Montage.“
Erledigt: 14 m² Fliesen. Hier das neue Angebot:
„Duschwand“ steht nicht in Ihrer Preisliste. Was berechnen Sie dafür? Preise rate ich nie.
Ergänzt: Duschwand, 640 €. Hier das neue Angebot:
In Deutschland, aktuell
-
40 %
der Kleinunternehmer und Selbstständigen verbringen mindestens 6 Stunden pro Woche mit Verwaltung.
Umfrage von Tide und Civey, Mai 2026 -
82 %
der Unternehmen warten auf verspätete Zahlungen, im Schnitt 30 Tage über dem Zahlungsziel.
Coface-Zahlungserfahrungsstudie, Oktober 2026 -
1 von 3
Handwerksbetrieben stellt bisher selbst E-Rechnungen aus. Ab 2028 werden sie bei Geschäftskunden zur Regel.
ZDH-Umfrage im Handwerk, Mai 2026
Die E-Rechnung wird Pflicht
Ab wann gilt sie für Sie?
Heute
1. Januar 2027Umsatz über 800.000 €
1. Januar 2028Alle Unternehmen
Ihr Stichtag: 1. Januar 2028
Die Pflicht betrifft Rechnungen an Geschäftskunden. Wie sie für Sie gilt, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung.
Sobald die Pflicht gilt, zählt ein einfaches PDF bei Geschäftskunden nicht mehr als ordentliche Rechnung. Es drohen Strafen, und Ihr Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren.
Das KI-Büro verschickt jede Rechnung im vorgeschriebenen Format, über die E-Rechnungs-Funktion von Lexware Office.
Allgemeine Regel, keine Steuerberatung: Das Format kommt von Lexware Office, Steuerfragen bleiben bei Ihrer Steuerberatung.
Ihr Geldeingang
Am selben Tag, nicht am Monatsende.
Tippen Sie die Tage an, an denen Sie einen Auftrag abschließen. Dann vergleichen Sie.
- Bis das Geld da ist
- 29 Tage
- Rechnungen am letzten Abend
- 6
Am selben Tag ist Ihr Geld im Schnitt 15 Tage früher da.
Beispiel: Kunden zahlen innerhalb von 14 Tagen nach der Rechnung. Gezählt ab dem Tag, an dem der Auftrag erledigt ist.
Ein Monat AufträgeIllustratives Beispiel
Säumige Zahler
Erinnern, ohne dass es unangenehm wird.
Schieben Sie durch die Wochen nach einer Rechnung.
-
Rechnung verschickt
Fällig in 14 Tagen. Nichts zu tun.
-
Heute fällig, noch nicht bezahlt
Es wartet noch drei Tage, falls das Geld schon unterwegs ist.
-
Freundliche Erinnerung: geht automatisch raus
An: Schulz GmbHNur eine kurze Erinnerung: Die Rechnung R-204 über 1.180 € war letzte Woche fällig. Falls Sie schon überwiesen haben: vielen Dank, und bitte ignorieren Sie diese Nachricht.
-
1. Mahnung: wartet auf Ihren Fingertipp
Schulz GmbH hat die Rechnung R-204 (1.180 €) nicht bezahlt, 14 Tage überfällig. Erste Mahnung senden?
Mit Ihrem OK verschickt.
In Ordnung, ich frage in einer Woche wieder.
-
2. Mahnung: wieder Ihr Fingertipp
Vorbereitet, nie von allein verschickt. Inkasso bleibt bei Ihnen.
Beispiel-Einstellungen: Tage und Texte legen Sie bei der Einrichtung fest.
MontagsübersichtIllustratives Beispiel
- Offene Rechnungen
- €6,815
- Überfällig
- €1,180
- Letzte Woche bezahlt
- €4,210
- Offene Angebote
- 3
Belege und Lieferantenrechnungen
Vom Handschuhfach in Lexware Office.
Schicken Sie ein Foto vom Beleg per WhatsApp; Lieferantenrechnungen holt es aus Ihrem Postfach. Tippen Sie einen Beleg an, um ihn abzulegen.
Lexware Office5/5 abgelegt
- FahrzeugTankstelle€84.20
- MaterialBaumarkt€212.45
- MaterialBaustoff Meyer GmbH€8,450
- ReisekostenParken€6
- BüroHandyrechnung€49.95
Stopp: neue Bankverbindung
Auf der Rechnung von Baustoff Meyer steht ein anderes Konto als beim letzten Mal. Bevor etwas bezahlt wird: Rufen Sie unter der Nummer an, die Sie kennen.
- Letzte Rechnung
- DE12 2605 0001 0042 4410 00
- Diese Rechnung
- DE71 1001 1001 2620 7731 00
Diese eine Rechnung: €8,450 = 21 Monate KI-Büro.
Für Ihre Steuerberatung: der Standard-Export von Lexware Office.
Klarer Preis.
Laufender Betrieb
€390
im Monat
Was enthalten ist
Betrieb, Überwachung, Anpassungen und Berichte.
Voraussetzung: Lexware Office im Tarif XL, den Sie direkt bezahlen. Andere Systeme später auf Anfrage.
Mehrere einstellen
- −10% auf die Einrichtung bei zwei KI-Mitarbeitern
- −15% auf die Einrichtung ab drei
Ein Ablauf, von der ersten E-Mail bis bezahlt
- AnfrageKI-Anfragenmanager
- AngebotKI-Büro
- NachfassenKI-Anfragenmanager
- RechnungKI-Büro
- BezahltKI-Büro
Es wird keine Umsatzsteuer berechnet: Mosaik Automations ist Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Gut zu wissen.
Was macht es genau?
- Angebote per Sprachnachricht „Weber, Bad, 12 qm Fliesen, 3 Tage“ wird in etwa einer Minute ein fertiges Angebot aus Ihrer eigenen Preisliste, zur Freigabe mit einem Fingertipp.
- Rechnungen am selben Tag Sobald ein Auftrag als erledigt markiert ist, wird die Rechnung erstellt, mit einem Fingertipp freigegeben und als echte E-Rechnung verschickt.
- Zahlungserinnerungen ohne Peinlichkeit Eine freundliche Erinnerung geht automatisch raus; Mahnungen warten immer auf Ihre Freigabe.
- Belege automatisch abgelegt Ein Foto vom Papierbeleg per WhatsApp oder eine Lieferantenrechnung im Postfach landet sortiert in Lexware Office.
- Schutz vor Betrug Ändert sich plötzlich die Bankverbindung eines Lieferanten, bekommen Sie eine Warnung, bevor etwas bezahlt wird.
- Wöchentliche Übersicht Offene und überfällige Rechnungen, Zahlungseingänge, offene Angebote.
- Monatsbericht Rechnungen am selben Tag statt am Monatsende, gesparte Stunden Papierkram, eingetriebene überfällige Forderungen.
- Übergabe an die Steuerberatung Über den Standard-Export von Lexware Office.
Wie arbeitet man damit?
Wie mit einer Bürokraft, die per WhatsApp erreichbar ist und nie Feierabend hat. Sie schicken Sprachnachrichten und Fotos, zurück kommen Entwürfe mit Knöpfen: Senden, Ändern, Verwerfen.
„Mein Steuerberater macht das.“
Ihr Steuerberater macht die Buchhaltung. Das KI-Büro macht die Arbeit davor: Angebote, Rechnungen, Erinnerungen, Belege sammeln. Ihr Steuerberater bekommt sauberere Unterlagen.
„Ich will nicht, dass KI meine Rechnungen verschickt.“
Tut sie nicht. Sie entwirft, und Sie tippen auf Senden.
„E-Rechnung betrifft mich noch nicht.“
Ab 2028 betrifft sie jedes Unternehmen. Wer sie jetzt einrichtet und dabei Zeit spart, zahlt nichts extra dafür.
„Zu teuer.“
Wie viele Stunden im Monat gehen in Rechnungen, Angebote und das Hinterherlaufen? Dazu kommt das Geld aus Rechnungen, die zu spät oder nie nachverfolgt wurden.
Was macht er nicht?
- Bewegt nie Geld und bezahlt nie etwas
- Keine Buchhaltungsentscheidungen, keine Steuerberatung: Das bleibt bei Ihrer Steuerberatung
- Ändert keine Preise und gibt keine Rabatte von sich aus
- Kein Inkasso, keine Lohnabrechnung
- Erfindet nie einen Preis: Fehlt etwas in Ihrer Preisliste, fragt es nach
Die KI entwirft, Sie entscheiden.
Was brauche ich dafür?
Lexware Office im Tarif XL, den Sie direkt bezahlen. Andere Systeme später auf Anfrage.
Und der Datenschutz?
Datenschutz ist Teil der Einrichtung, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag.
Ihr Team macht die Arbeit. Die KI erledigt den Kleinkram.
Auftrag erzählen, Angebot bekommen.
Beschreiben Sie im kostenlosen Gespräch einen Auftrag, so wie Sie ihn einem Kollegen erklären würden, und sehen Sie zu, wie das Angebot entsteht.